公文需品管

有個謎語：祖父的手諭，猜猜是什麼？答案是「公文」。

公文是指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

各機關學校或人民將公文寄（送）達本府後，經縣政府行政處文書檔案科的收文人員掛號登錄後交由各業務單位收發人員簽收帶回分給各業務承辦人簽辦。文稿經過判行後由承辦人稿轉函，再經由各單位收發人員送到文書檔案科校對、用印及發文，最後將原稿歸檔。

現在把焦點放在「校對」上。校對人員詳細閱讀函文並與原稿對照，發現文中有錯漏字，即寫明退文原因，請單位收發人員攜回處理。如發現文格式不正確或篇幅不潔，也會要求更正，重新稿轉函。在這流程中，校對形同品管，做好把關工作，讓公文體面的出門。

有人疑問道現在已是電腦化時代，何需設置校對人員詳校公文？公文如何錯法？就實務而言，承辦人在忙亂中繕打「同音異字」是屢見的事；再者長官核稿時作了修改，而承辦人疏忽了未隨同修正，也是常有的事。

縣政府行政處文書檔案科的校對人員一向本著務實的精神，認真的校對每份文，期使公文能正確無誤地發出。